Засоби індивідуального захисту працівникам: облік, оподаткування

Мінімальні вимоги безпеки і охорони здоров’я при використанні працівниками засобів індивідуального захисту (далі – ЗІЗ) на робочому місці (далі – Мінімальні вимоги) затверджені наказом Мінсоцполітики від 29.11.2018 р. № 1804.

Мінімальні вимоги

У цьому документі наведено загальні вимоги до ЗІЗ, які використовуються працівниками під час трудового процесу.

Пункт 4 розд. I Мінімальних вимог пояснює, що слід вважати ЗІЗ у розумінні цього документа. Поняття ЗІЗ:

• поширюється на всі засоби, які призначені для носіння і використання працівником з метою індивідуального захисту від одного або більше ризиків, які могли б становити загрозу безпеці та здоров’ю на роботі, а також будь-які пристосування, аксесуари чи змінні компоненти, призначені для цієї мети;
• не поширюється, зокрема, на спеціальний робочий одяг і уніформу, не призначену для забезпечення безпеки і захисту здоров’я працівника; ЗІЗ, призначені для носіння і використання особовим складом ЗСУ, Нацполіції України, інших правоохоронних органів, а також у сфері дорожнього (автомобільного) транспорту тощо.

Мінімальні вимоги дають знати:

• в яких випадках ЗІЗ підлягають обов’язковому поверненню на склад;
• в яких випадках ЗІЗ вважаються такими, що видані відповідно до норм, а в яких — ні;
• чому важливо вимагати від працівника «правильні» документи, що підтверджують факт самостійного придбання ЗІЗ;
• чим відрізняються індивідуальні ЗІЗ від чергових. Так, чергові ЗІЗ закріплюють за певними робочими місцями або видають працівникам тільки на час виконання тих робіт, для яких вони передбачені, і передають однією зміною іншій та ін.

Ці нюанси можуть бути суттєві для цілей обліку та оподаткування.

Придбання ЗІЗ

Придбані ЗІЗ можуть зараховуватися на баланс підприємства до складу запасів або основних засобів. Класифікація залежить від призначеного терміну використання активу, а також від операційного циклу підприємства.

Як випливає з п. 3 розд. І НП(С)БО 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності», операційним циклом вважається проміжок часу між придбанням запасів для провадження діяльності і отриманням грошей (їх еквівалентів) від реалізації виробленої з них продукції або товарів і послуг.

Операційний цикл торговельних і виробничих підприємств суттєво відрізняється. Особливо тривалим може бути операційний цикл будівельного підприємства (наприклад, якщо об’єктом будівництва є ціла будівля). У такому разі він напевно буде більше року. Тобто до складу запасів можуть потрапити ЗІЗ з терміном використання більше року.

ЗІЗ є необоротним активом

Бухгалтерський облік. Якщо термін використання ЗІЗ більше одного року (одного операційного циклу, якщо він довший за рік), то ЗІЗ належить до складу основних засобів (далі – ОЗ). Облік такого спецодягу ведуть згідно з НП(С)БО 7 «Основні засоби». Залежно від вартості ЗІЗ може відображатися або на субрахунку 112 «Малоцінні необоротні матеріальні активи», або на субрахунку 106 «Інструменти, прилади та інвентар»*. Нагадаємо, що вартісний критерій для розмежування активів на малоцінні необоротні матеріальні активи (далі – МНМА) і ОЗ підприємство встановлює самостійно (п. 5 НП(С)БО 7) і фіксує в наказі про облікову політику. Як правило, така межа встановлюється на рівні 20000 грн.

*Згідно п. 6 розд. III Мінімальних вимог ЗІЗ вважаються інвентарем.

Податок на прибуток. Оподаткування таких ЗІЗ на підприємствах, які не коригують фінрезультат на різниці, базується виключно на їх бухобліку. Підприємства з річним доходом, що перевищує 40 млн грн. (або ті, хто прийняв таке рішення самостійно), повинні вести облік ОЗ з метою оподаткування. Нагадаємо, що необоротний актив тільки тоді вважатиметься ОЗ для цілей оподаткування податком на прибуток, якщо його вартість перевищує 20000 грн. (пп. 14.1.138 ПКУ). Необоротні активи вартістю 20000 грн. або менше обліковують виключно за правилами бухобліку.

ПДВ. Сума вхідного ПДВ, який сплачено під час придбання ЗІЗ, включається в податковий кредит на підставі податкової накладної, зареєстрованої в ЄРПН без нарахування податкових зобов’язань згідно з п. 198.5 ПКУ. Якщо підприємство одночасно здійснює оподатковувану ПДВ, а також не оподатковувану або звільнену від ПДВ діяльність, то йому доведеться нарахувати податкові зобов’язання згідно зі ст. 199 ПКУ.

ЗІЗ є оборотним активом

Бухгалтерський облік. Якщо термін використання ЗІЗ менше одного року (одного операційного циклу, якщо він довший за рік), то актив належить до запасів. Облік такого активу відбувається згідно з НП(С)БО 9 «Запаси» у складі малоцінних і швидкозношуваних предметів (далі – МШП). Основною відмінністю МШП від інших запасів (сировини, матеріалів) є те, що вони втрачають свої первинні якості і властивості поступово. Тобто за своїми характеристиками МШП багато в чому подібні до МНМА. Придбані підприємством такі ЗІЗ відображають за дебетом рахунку 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» за первісною вартістю (п. 8 НП(С)БО 9).

Податок на прибуток. Різниць щодо операцій з МШП у ПКУ не передбачено. Тобто ЗІЗ, як оборотний актив, для цілей обкладання податком на прибуток усі платники податків (незалежно від величини їх річного доходу) обліковують на підставі даних бухобліку.

ПДВ. Як при придбанні ЗІЗ-необоротних активів (див. вище).

Пункт 11 розд. ІІІ Мінімальних вимог зобов’язує роботодавця придбавати ЗІЗ у суб’єктів господарювання, які виробляють та/або реалізують продукцію відповідно до чинного законодавства.

Якщо вам важливі нюанси бухобліку не лише на тему обліку засобів індивідуального захисту, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар ✅

Видача і використання ЗІЗ

Придбані ЗІЗ є власністю підприємства і передаються працівникам у тимчасове користування (п. 6 розд. ІІІ Мінімальних вимог). Тобто видача ЗІЗ працівникові не може вважатися продажем/постачанням.

ЗІЗ є необоротним активом

Бухгалтерський облік. При передачі ЗІЗ в експлуатацію їх вартість підлягає амортизації.

Амортизація ЗІЗ – ОЗ може нараховуватися методами, передбаченими пп. 1-5 п. 26 НП(С)БО 7, починаючи з місяця, що настає за місяцем передачі об’єкта в експлуатацію. Амортизація ЗІЗ – МНМА може нараховуватися прямолінійним або виробничим методом. А також одним з наступних способів (п. 27 НП(С)БО 7):

• 50% вартості, що амортизується, списується на витрати в першому місяці використання активів, а решта 50% вартості –  в місяці списання з балансу;
• 100% вартості, що амортизується, –  в першому місяці використання МНМА.

Витрати на догляд за ЗІЗ відображаються у складі витрат на рахунках 23 «Виробництво», 91 «Загальновиробничі витрати», 949 «Інші витрати операційної діяльності» тощо (залежно від того, працівники якого підрозділу використовують ЗІЗ).

Податок на прибуток. Оскільки підприємства, що коригують фінрезультат на різниці, ведуть податковий облік ОЗ, то це означає, що згідно з вимогами ст. 138 ПКУ вони мають:

• при встановленні термінів корисного використання об’єкта дотримуватися мінімально допустимих термінів, що встановлені пп. 138.3.3 ПКУ. Для ОЗ, що є інструментами, –  4 роки;
• порівнювати терміни експлуатації ОЗ, встановлені у бухгалтерському і податковому обліку. Якщо виявиться, що термін у бухобліку дорівнює або перевищує мінімально допустимий, то для розрахунку амортизації береться бухгалтерський термін (пп .138.3.3 ПКУ). А якщо ні, то застосовуються мінімально допустимі терміни, передбачені пп. 138.3.3 ПКУ;
• не застосовувати виробничий метод нарахування податкової амортизації (пп. 138.3.1 ПКУ);
• визначати різниці, пов’язані з амортизацією, ліквідацією або продажем ОЗ, їх уцінкою або втратами від зменшення корисності (п.п. 138.1, 138.2 ПКУ).

Якщо вартісна межа для МНМА встановлена на рівні 20000 грн, то наведені вище правила для них не застосовують. У цьому випадку ведеться тільки бухоблік таких активів.

ПДВ. Немає об’єкта оподаткування, оскільки відсутня операція постачання.

ЗІЗ є оборотним активом

Бухгалтерський облік. Під час передання в експлуатацію ЗІЗ виключають зі складу активів (списують з балансу). Надалі ведуть їх оперативний кількісний облік по місцях експлуатації та у відповідних осіб протягом терміну їх фактичного використання (п. 23 НП(С)БО 9). Витрати на догляд за ЗІЗ (витрати на прання, дезинфекцію, ремонт тощо) відображаються у складі витрат на рахунках 23, 91, субрахунку 949 та ін. (залежно від того, працівники якого підрозділу використовують ЗІЗ).

Податок на прибуток. Різниці по операціях з МШП ПКУ не передбачає. Тобто на цьому етапі ЗІЗ –  оборотний актив для цілей податку на прибуток визначається на підставі даних бухобліку усіма платниками податків (незалежно від величини їх річного доходу)

ПДВ. Немає об’єкта оподаткування, оскільки відсутня операція постачання.