Завершення року та складання річного балансу: як бухгалтеру підготуватися до 2026 року

Як підготуєшся до зустрічі Нового року, так його й проведеш. Для бухгалтера ця життєва істина ще набуває професійних відтінків. Адже завершення річного звітного періоду – це передусім перевірка правильності ключових моментів обліку та оподаткування протягом року, планування наступного року (зокрема, організація робочих процесів, кадрові питання тощо).

Звісно, що кожен бухгалтер має свої підходи та алгоритми завершення звітного року та складання річного балансу. Втім, є загальні принципи та необхідні для цього кроки. Розглянемо деякі з них.

Інвентаризація активів і зобов’язань

Нагадаємо, що відповідно до п. 5 розд. І Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну України від 02.09.2014 р. № 879 (далі – Положення № 879), інвентаризацію проводять з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності підприємства. І проведення інвентаризації є обов’язковим, зокрема, перед складанням річної фінансової звітності (п. 5 розд. І Положення №  879). Отже результати такої інвентаризації, виправлення облікових помилок, виявлених у процесі її проведення впливають на показники фінзвітності.

У п. 1 розд. ІV Положення № 879 зазначено, що виявлені розбіжності між фактичною наявністю активів і зобов’язань і даними бухгалтерського обліку, які наводяться в звіряльних відомостях, та пропозиції щодо їх врегулювання відображаються інвентаризаційною комісією у протоколі. Його складають після закінчення інвентаризації і передають на розгляд та затвердження керівнику підприємства. Результати інвентаризації на підставі затвердженого протоколу інвентаризаційної комісії відображаються у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності того звітного періоду, у якому закінчена інвентаризація.

Тож одним з кроків бухгалтера до завершення року та складання фінзвітності за 2025 рік є проведення інвентаризації та відповідний облік її результатів.

Звірка розрахунків з контрагентами

При інвентаризації розрахунків потрібно перевірити наявні дебіторську й кредиторську заборгованості на предмет відповідності кожної з них ознакам відповідної групи або зобов’язань. Якщо за результатами інвентаризації розрахунків буде виявлено невідповідність, слід рекласифікувати заборгованості з огляду на вимоги НП(С)БО 10 «Дебіторська заборгованість» та НП(С)БО 11 «Зобов’язання»,  які встановлюють критерії визнання поточних та довгострокових заборгованостей. Тобто на рахунках бухобліку на кінець року та у показниках річного балансу за 2025 рік мають відображатися фактичні заборгованості, які відповідають вимогам вищезазначених нацстандартів.

Перевірка та упорядкування первинної документації

Завершення звітного року супроводжується перевіркою первинних документів. Для цього на практиці документи розділяють на такі групи:

• документи, які не підлягають подальшому зберіганню і можуть бути знищені;
• документи, що підлягають архівації і безстроковому зберіганню;
• документи минулих років, які мають значення для закриття звітного періоду минулого року, для податкових та інших перевірок, для врегулювання питань із контрагентами тощо.

Нагадаємо, що питання щодо строків і способів зберігання первинних документів, регістрів бухобліку, фінансової та податкової звітності регулюють:

• Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 р. № 88 (далі – Положення № 88);
• Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 р. № 578/5 (далі – Перелік № 576/5);
• ст. 44 ПКУ.

При перевірці та упорядкуванні первинних документів варто пам’ятати про правила зберігання паперових і електронних документів. Зокрема:

• паперові документи, що пройшли обробку, до передачі в архів повинні зберігатися в бухгалтерській службі у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером (п. 6.2 Положення № 88);
• електронні документи повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері (п. 6.4 Положення № 88).

Не забувайте, що строки зберігання первинних документів для цілей їх застосування контролюючими органами встановлено п. 44.3 ПКУ.

Аналіз та коригування бухгалтерських рахунків

Важливим етапом закриття звітного року вважають реформацію балансу. Проводять реформацію станом на 31 грудня, а її суть полягає в закритті рахунків, на яких підприємство протягом звітного року обліковувало доходи і витрати, а також фінрезультати від різної діяльності.

Так, на рахунку 79 «Фінансові результати» відображають в порядку закриття суми з рахунків обліку:

доходів – за кредитом 79;

витрат – за дебетом 79.

Річний фінрезультат, а саме сальдо рахунку 79 (прибуток або збиток) відносять  на відповідний субрахунок рахунка 44 «Нерозподілені прибутки (непокриті збитки).  Якщо результатом річного господарювання підприємства буде прибуток від всіх видів діяльності (сальдо за Кт 791, 792, 793)  його відносять на збільшення нерозподіленого прибутку (зменшення непокритого збитку): Дт 791, 792, 793 Кт 441 «Прибуток нерозподілений» (442 «Непокриті збитки»). На суму збитку  зменшують нерозподілений прибуток (збільшують непокритий збиток): Дт 441 (442) Кт 791, 792, 793.

Крім того, на кінець року слід провести списання суми дооцінок основних засобів. На суму дооцінки основних засобів (ОЗ), а також на суму перевищення попередніх дооцінок ОЗ над сумою попередніх уцінок збільшують капітал в дооцінках: Кт 411 «Дооцінка (уцінка) основних засобів». Потім її відносять до  складу нерозподіленого прибутку (п. 21 НП(С)БО 7 «Основні засоби»):

• при вибутті раніше переоціненого об’єкта ОЗ

або

• щомісяця (щокварталу, раз на рік) у сумі, пропорційній нарахуванню амортизації.

Також за вищезазначеним порядком списують і суми дооцінки нематеріальних активів (НА), що накопичені за Кт 412 «Дооцінка (уцінка) нематеріальних активів» (п. 24 НП(С)БО 8 «Нематеріальні активи»).

Суми дооцінки необоротних активів (ОЗ, НА), а також суми перевищення їх попередніх дооцінок над сумою попередніх уцінок відображають за Дт 411, 412 Кт 441.

Резерви (забезпечення)

Резервний капітал

Акціонерне товариство формує резервний капітал у випадках, передбачених законом (ст. 21 Закону України «Про акціонерні товариства» від 27.07.2022 р. № 2465-IX). Порядок формування резервного капіталу визначається статутом акціонерного товариства. Резервний капітал обов’язково формується для виплати дивідендів за привілейованими акціями (у разі їх емісії). Товариство може формувати та використовувати резервний капітал для інших цілей, визначених загальними зборами акціонерів.

Відповідно до ч. 1 ст. 25 Закону Україні «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» від 06.02.2018 р. № 2275-VIII товариство має право придбавати частки у власному статутному капіталі без його зменшення на розмір такої частки лише за умови, якщо на день такого придбання воно сформує резервний капітал. Розмір резервного капіталу у цьому випадку визначають на рівні ціни придбання викупленої частки. І його не можна використовувати для здійснення виплат на користь учасників такого товариства.

Формують резервний капітал за рахунок нерозподіленого прибутку підприємства: Дт 443 «Прибуток, використаний у звітному періоді» Кт 43 «Резервний капітал».

Якщо вам важливі нюанси обліку не лише на тему завершення звітного року та складання річного балансу, тоді реєструйтеся на безкоштовну вебінарну серію, де розберемо найактуальніші проблеми законодавства та бухгалтерії.

Зареєструватись на вебінар ✅

Резерв відпусток

На кінець року (на дату балансу) проводять інвентаризація резерву в порядку, передбаченому п. 8.2 Положення 879.

Внаслідок інвентаризації величина резерву має відповідати розрахунковій сумі, необхідній для оплати невикористаних працівниками в минулому періоді днів відпустки. Коригування резерву відпускних здійснюється записами за дебетом рахунків 23, 91-94 і кредитом субрахунку 471 (якщо резерв треба збільшити) або записами за дебетом рахунків 23, 91-94 і кредитом субрахунку 471 методом «сторно» (якщо резерв треба зменшити).

За наявності на кінець року перехідних відпускних (які залишилися невикористаними минулого року) і, відповідно, наявності сальдо за кредитом субрахунку 471, щомісячні нарахування резерву збільшуватимуть накопичення за субрахунком 471, а використання – зменшувати.

Резерв сумнівних боргів

Створення резерву сумнівних боргів (РСБ). Згідно з п. 7 НП(С)БО 10 величина РСБ визначається на дату балансу. Отже суму РСБ можна визначати щокварталу (на дату проміжної звітності) або лише на дату річного балансу: на 31 грудня поточного року. Періодичність нарахування РСБ слід зазначити в наказі про облікову політику.

Створений РСБ відображають у складі інших операційних витрат (п. 10 НП(С)БО 10): за за дебетом субрахунку 944 «Сумнівні та безнадійні борги» та кредитом рахунку 38 «Резерв сумнівних боргів». Зверніть увагу, що рахунок 38 застосовується для аналітичного обліку щодо кожної статті, під яку створюється РСБ.

Коригування резерву сумнівних боргів. Залишок РСБ на дату балансу не може бути більше дебіторської заборгованості на ту саму дату (п. 8 НП(С)БО 10). Інакше РСБ коригують (зменшують).

На кінець року (на дату балансу) проводять інвентаризацію РСБ відповідно до п. 8.5 розд. III Положення № 879. Під час інвентаризації перевіряється обґрунтованість визначення суми сумнівної заборгованості на підставі аналізу застосування методу розрахунку РСБ, встановленого обліковою політикою.

Коригують резерв записами за дебетом субрахунку 944 та кредитом рахунку 38, якщо резерв потрібно збільшити. Якщо резерв потрібно зменшити, то коригування проводять або записом за дебетом субрахунку 944 та кредитом рахунку 38 (методом «сторно»), або записом за дебетом рахунку 38 та кредитом субрахунку 719 «Інші доходи від операційної діяльності».  

Списання сальдо субрахунку 443

Сальдо субрахунку 443, отримане в результаті відображення вищенаведених перелічених операцій, при закритті року списують на субрахунки  441, 442. Себто на  суму використаного протягом року прибутку потрібно або зменшити нерозподілений прибуток (Дт 441 Кт 443),  або збільшити непокритий збиток (Дт 442 Кт 443).