Зміна головного бухгалтера: процес, етапи

Дата публікації
04 Лип 2022

Почнемо з того, що головний чи єдиний бухгалтер на підприємстві – людина вільна, тож за різних причин може звільнитися у будь-який момент. У цьому випадку перед керівником підприємства постає завдання знайти йому достойну заміну. А головний бухгалтер (єдиний бухгалтер) має попіклуватися про передачу справ наступнику. Про це й поговоримо далі.

Загальні положення

За Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV (далі – Закон про бухоблік) питання організації бухобліку на підприємстві належать до компетенції власника (власників) чи уповноваженого органу (посадової особи), який здійснює керівництво підприємством та несе відповідальність за організацію бухобліку в відповідно до законодавства та установчих документів. При цьому основні функції головного бухгалтера або особи, на яку покладено ведення бухобліку підприємства визначено ч. 7 ст. ст. 8 Закону про бухоблік. На жаль, Закон про бухоблік не містить механізму зміни головного бухгалтера. Свого часу Мінфін у листі від 17.07.2007 р. № 31-34000-30-27/14518 зазначив, що порядок передачі справ при зміні головних бухгалтерів або особи, на яку покладено ведення бухобліку підприємства визначається підприємством самостійно, якщо інше не передбачено законодавством.

Пізніше Мінфін у листі від 24.09.2012 р. № 31-08410-07-10/23279 додав, що окремий порядок прийому-передачі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку та інших документів у разі звільнення головного бухгалтера законодавством України не визначений.

А скажімо, в бюджетних установах керуються Типовим положенням про бухгалтерську службу бюджетної установи, затвердженим постановою КМУ від 26.01.2011 р. № 59 (далі – Типове положення № 59). Так, у п. 12 Типового положення № 59 прямо сказано, що прийняття  (передача)  справ  головним бухгалтером:

  • у разі призначення на посаду або звільнення з посади  здійснюється  після проведення  внутрішньої  перевірки стану бухобліку та  звітності,  за результатами  якої  оформляється  відповідний  акт;
  • може  здійснюватися  за  участю  представника  бюджетної установи, якій вона підпорядкована.

Зверніть також увагу, що й податківці в листі ДПСУ від 18.09.2009 р. № 11305/5/23-4018/462 додали свого бачення ситуації щодо зміни головного бухгалтера: для уникнення випадків покладання провини на працюючого головного бухгалтера під час звільнення попереднього головного бухгалтера йому необхідно перевірити бухгалтерську документацію, що залишилася після звільненого попередника.

Тож давайте з огляду на висновки з вищезгаданих листів Мінфіну та ДПСУ (хоча й давнішніх, але досі актуальних щодо зміни бухгалтера), а також на рекомендації з Типового положення № 59 розглянемо зміну головного бухгалтера і ключові етапи цього процесу.

Як визначити порядок зміни головного бухгалтера

Підприємство може описати процедуру зміни головного бухгалтера, зокрема, порядок приймання-передачі справ у окремому документі, наприклад, у Положенні про бухгалтерську службу на підприємстві або іншому локальному акті (посадовій інструкції головного бухгалтера тощо).

Зрозуміло, що передача справ має відбуватися у певний проміжок часу та конкретній особі. Зазвичай, керівник видає наказ (розпорядження) про передачу справ головним бухгалтером. Для цього варто:

  • створити спеціальну комісію;
  • встановити термін для передачі справ;
  • визначити повний перелік документів, які передаються;
  • порядок та обсяги перевірки документів, які передаються тощо.

Див. також Облікова політика

Чи проводити інвентаризацію при зміні головного бухгалтера

Постає запитання, чи потрібно при зміні головного бухгалтера проводити інвентаризацію активів та зобов’язань. У зв’язку з цим нагадаємо, що п. 7 Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну України від 02.09.2014 р. № 879 (далі – Положення № 879) встановлено випадки обов’язкового проведення інвентаризації. Серед них відсутня зміна головного бухгалтера, себто звільнення попереднього бухгалтера з прийняттям на цю посаду нового. Рівночасно інвентаризація є обов’язковою у разі зміни матеріально відповідальних осіб – в обсягах товарно-матеріальних цінностей, які знаходяться на їхньому відповідальному зберіганні (абз. 4 п. 7 розд. І Положення № 879). Тож у випадку, коли скажімо, єдиний  бухгалтер за договором про індивідуальну матеріальну відповідальність виконував обов’язки касира, тоді при його звільненні обов’язково проводять інвентаризацію каси. У інших випадках, якщо  головний бухгалтер (єдиний бухгалтер) не є матеріально відповідальною особою інвентаризація необов’язкова.

Загалом же інвентаризацію на підприємстві проводять з періодичністю, визначеною керівником підприємства відповідно до Положення № 879. І керівник вправі видати наказ про проведення інвентаризації при зміні головного бухгалтера. Також керівник може  призначити перевірку стану бухобліку та звітності у цьому випадку: власними силами або з залученням зовнішніх аудиторів. Що цілком розумно, позаяк  відповідно до ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік саме керівник відповідає за:

  • організацію бухобліку на підприємстві;
  • забезпечення фіксації фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах;
  • збереження документів, регістрів і звітності.

Як головному бухгалтеру передати справи при звільненні

Тут виникає цікава ситуація: на момент передачі справ є діючий головний бухгалтер, який не може передати їх наступнику – новому головному бухгалтеру, адже не можна приймати на посаду, яка не  є вакантною, нового працівника (див. лист Мінпраці України від 23.10.2009  р. № 251/06/186-09). Далі Мінпраці резюмує: якщо на момент його звільнення заміни немає, то зазвичай справи приймаэ керівник  підприємства,  установи, організації. Також при звільненні головного бухгалтера керівник може призначити іншу відповідальну особу за ведення бухгалтерського та податкового обліку на підприємстві.

Якщо ж мовиться про єдиного бухгалтера на підприємстві, то на практиці спочатку йому знаходять наступника, приймають на роботу з урахуванням вищезазначеної позиції Мінпраці, а потім власне починається процедура приймання-передачі справ.

Може статися, що статутом підприємства передбачено погодження з засновниками (учасниками) прийняття на роботу та звільнення з роботи головного бухгалтера. Звертаємо увагу, що подібне погодження не може порушувати норми трудового законодавства і, зокрема, при звільненні головного бухгалтера діють загальні положення Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) (див. лист Мін’юсту України від 28.05.2013 р. № 4290-0-4-13/6.1).

Див. також Припинення трудових відносин: окремі питання звільнення працівника

Зміна головного бухгалтера: етапи передачі справ

Як ми вже говорили, керівник підприємства може наказати  провести внутрішню перевірку стану бухобліку та фінансової звітності при звільненні головного бухгалтера (єдиного бухгалтера). Зокрема, наявність та повноту:

  • податкової, фінансової, статистичної та іншої звітності;
  • номенклатури справ бухгалтерської служби;
  • головної книги, оборотно-сальдової відомості, облікових регістрів;
  • наказів, пов’язаних із організацією та веденням бухобліку  (наказ про облікову політику, наказ про графік документообігу тощо);
  • локальних актів, пов’язаних із оплатою праці (Положення про оплату праці, Положення преміювання, Положення про відрядження тощо);
  • ліцензій та інших дозвільних документів;
  • положення про обіг готівки, ведення касової книги тощо.

Див. також Первинні документи і організація документообігу на підприємстві

Якщо бухгалтер виконував обов’язки касира, себто був матеріально відповідальною особою, керівник підприємства має видати наказ про проведення інвентаризації каси. Порядок її проведення регламентують Положення № 879 та Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017  р. № 148.

На практиці за наказом керівника на підприємстві створюють комісію з передачі справ головним бухгалтером, який звільняється особі, призначеній відповідальною за ведення бухгалтерського та податкового обліку на підприємстві. До складу комісії, зазвичай, уключають юриста. Підтверджують передачу справ актом приймання-передачі справ за довільною формою (далі – Акт). До цього документу рекомендуємо  додати повний перелік переданих документів – опис усіх документів, які передають наступнику.  У ньому варто зазначити назви документів, рік складання, кількість сторінок тощо.

Щодо кількості примірників такого акту зауважимо, що варто оформити 3 його екземпляри:  для кожної зі сторін, що передають-приймають справи та для комісії. Також ніщо і ніхто не заважає зробити 3 копії опису документів до Акту.

До Акту, зокрема, слід не тільки включити наявні для передачі первинні документи та їх кількість. Також варто зафіксувати відсутність певних первинних та інших облікових документів. У цьому випадку головний бухгалтер, який передає справи має бути готовий надати вищезазначеній комісії пояснення щодо цього прикрого факту. 

Якщо причиною відсутності первинних документів, облікових регістрів і звітності стала їх пропажа чи пошкодження (знищення), то відповідно до п. 6.10 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. № 88 (далі – Положення № 88), керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи. А для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення наказом призначає комісію або надає такі повноваження вже створеній комісії з передачі справ. Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформляють актом, який затверджує керівник підприємства.

Копію цього документу надсилають в 10-денний строк: органу, в сфері управління якого перебуває підприємство; територіальному органу ДПС, митниці (п. 6.10 Положення № 88).

Див. також Втрата, знищення, пошкодження первинних документів

Звільнився головний бухгалтер: як повідомити контролерів

Нагадаємо, що відповідно до п. 66.1 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) зміни до облікових даних платників податків вносять, зокрема, на підставі:

  • інформації органів держреєстрації;
  • документально підтвердженої інформації, наданої платниками податків.

Відповідно до п. 9.3 розд. IX Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Мінфіну України від 09.12.2011 р. № 1588 (далі – Порядок № 1588), платники податків – юридичні особи та відокремлені підрозділи юридичних осіб зобов’язані подати відомості стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юридичної особи, відокремлених підрозділів юридичної особи до податкового органу у 10-денний строк з дня виникнення змін у облікових даних платників податків. Роблять це поданням заяви за формою № 1-ОПП з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку».

Подати заяву за формою № 1-ОПП з такою позначкою можна засобами електронного зв’язку в електронній формі через електронний кабінет за формою J1312101. Докладніше про порядок оформлення заяви за формою № 1-ОПП при зміні головного бухгалтера розповіли податківці.

Звільнення головного бухгалтера за власним бажанням під час війни

Нагадаємо, як у мирний, так й воєнний час звільнитися можна:

  • шляхом розірвання трудового договору, укладеного на невизначений строк, з ініціативи працівника (ст. 38 КЗпП);
  • за угодою сторін (п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП);
  • у зв’язку із закінченням строку дії трудового договору (п. 2 ч. 1 ст. 36 КЗпП);
  • шляхом розірвання трудового договору з ініціативи власника або уповноваженого ним органу у випадку змін в організації виробництва і праці (п. 1 ч. 1 статті 40 КЗпП).

Головний бухгалтер, як будь який інший працівник, має право розірвати трудовий договір, укладений на невизначений строк. Для цього він має попередити про це власника або уповноважений ним орган письмово за два тижні. Зверніть увагу, що в ст. 38 КЗпП йдеться про попередження щодо звільнення за власним бажанням, а не про обов’язкове відпрацювання протягом двох тижнів. Тому працівник (головний бухгалтер) може попередити про звільнення як у період роботи, так і в період відсутності на ній (наприклад, у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, щорічною відпусткою тощо). Цей період враховується повністю або частково у термін 2 тижні.

У разі, коли заява працівника про звільнення з роботи за власним бажанням зумовлена неможливістю продовжувати роботу (наприклад, переїзд на нове місце проживання; переведення чоловіка або дружини на роботу в іншу місцевість; вагітність; інші поважні причини) власник або уповноважений ним орган повинен розірвати трудовий договір у строк, про який просить працівник.

Під час війни трудові відносини регламентує  Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 р. № 2136-IX (далі – Закон № 2136). Зокрема, Закон № 2136 збільшив кількість поважних причин, за яких працівник може звільнитися за власним бажанням без попередження за два тижні. Відповідно до ст. 4 Закону № 2136 роботодавець звільняє працівника у строк, вказаний у заяві, якщо підприємство розташоване в районі, де ведуться бойові дії, й відповідно існує загроза життю і здоров’ю працівника. Рівночасно роботодавець має право відмовити у звільненні за власним бажанням працівнику, якого примусово залучили до суспільно корисних робіт в умовах воєнного стану, або якщо йдеться про роботу на об’єкті критичної інфраструктури (ст. 4 Закону № 2136).

Ознайомлення працівників з наказами (розпорядженнями), повідомленнями, іншими документами роботодавця щодо їхніх прав та обов’язків допускається з використанням визначених у трудовому договорі засобів електронного зв’язку (ч. 3 ст. 29 КЗпП). Підтвердженням такого ознайомлення вважається факт обміну відповідними електронними документами між роботодавцем та працівником.

Якщо працівник має кваліфікований електронний підпис (далі – КЕП), він може ним підписати заяву про звільнення та надіслати її роботодавцю. Роботодавець в свою чергу має надіслати працівнику наказ, підписаний, зокрема, з використанням КЕП.

Звільнювати ж працівника на підставі повідомлень через різні месенджери, фото-заяви тощо небезпечно, позаяк подібне прямо не передбачено трудовим законодавством.

Наприклад, ВСУ/КСЦ в постанові від 03.12.2018 р. у справі № 686/21222/16-ц дійшов висновку, що за відсутності попередньої згоди сторін трудових правовідносин на обмін офіційними документами засобами електронного зв’язку, такі документи мають подаватись у паперовій формі з оригінальним підписом автора документу, оскільки направлення заяви засобами електронного зв’язку не дає можливості іншій стороні встановити справжнє волевиявлення заявника.

До речі, фахівці Держпраці на запитання «Чи може працівник подати дистанційно заяву про прийняття на роботу, звільнення або переведення на іншу роботу?» відповіли: «Так, за умови підтвердження факту особистого написання заяви шляхом використання електронного цифрового підпису, шляхом поштового відправлення, іншим погодженим із роботодавцем засобом».

Зокрема, з огляду на ст. 7 Закону № 2136 у період дії воєнного стану порядок організації кадрового діловодства та архівного зберігання кадрових документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно, за умови забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці. Себто роботодавець може погодити спрощений обмін документами через засоби електронного зв’язку. За орієнтир можна взяти  Порядок фіксації доведення інформації або документів до відома державного службовця шляхом використання засобів телекомунікаційного зв’язку, затверджений постановою КМУ від 11.12.2019 р. № 1042. Хоча знов-таки, пам’ятайте про позицію ВСУ (див. вище).

Чи може головний бухгалтер передати справи дистанційно

Працювати дистанційно головний бухгалтер може. Нагадаємо, що дистанційна робота – це форма організації праці, за якої працівник виконує роботу поза робочими приміщеннями чи територією власника або уповноваженого ним органу, в будь-якому місці за вибором працівника та з використанням інформаційно-комунікаційних технологій (ч. 1 ст. 602 КЗпП). Додержання письмової форми є обов’язковим при укладенні трудового договору про дистанційну роботу або про надомну роботу (п. 61 ч. 1 ст. 24 КЗпП). А типову форму трудового договору про дистанційну роботу затверджено наказом Мінекономіки України  від 05.05.2021 р. № 913-21. Рівночасно на час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції працівника у випадках, встановлених законодавством, та/або у разі виникнення загрози збройної агресії, надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру дистанційна робота може запроваджуватися наказом (розпорядженням) власника або уповноваженого ним органу без обов’язкового укладення трудового договору про дистанційну роботу в письмовій формі (ч. 11 ст. 602 КЗпП).

Тож можна перевести головного бухгалтера (бухгалтерів) на дистанційну роботу та забезпечити програмно-технічними засобами для ведення бухобліку та фінансової звітності. У цьому випадку за логікою й передати справи при звільненні головного бухгалтера можна шляхом «закріплення» цих програмно-технічних засобів із всією інформацією за наступником. Відповідно, керівнику слід затвердити такий спосіб передачі справ та її порядок. А як вирішувати організаційні питання передачі справ (у тому числі, перевірку стану бухобліку та фінансової звітності) при звільненні головного бухгалтера ми вже розповідали (див. вище).

Проходить набір
Онлайн-курс по Зарплаті та кадрах

    Навчіться вести зарплатний і кадровий облік без помилок, завдяки комплексному ...

    Анастасія Волевач Ірина Тимошенко
    20 Лип 2021
    Онлайн-курс по 1С Бухгалтерія 2.0

      Навчіться використовувати 1С на 100%, працювати швидко та без помилок за 5 ...

      Світлана Шанайда
      Спікер Світлана Шанайда
      Коментарі 0

        Отримайте PDF Чек-лист

        Експрес-аудит правильності Вашої бухгалтерії

        Найближчі курси
        Онлайн-курс по Зарплаті та кадрах

          Навчіться вести зарплатний і кадровий облік без помилок, завдяки комплексному ...

          Анастасія Волевач Ірина Тимошенко
          20 Лип 2021
          Онлайн-курс “Бухгалтер-Експерт”

            Отримайте навички, якими повинен володіти єдиний / головний бухгалтер для ...

            Анастасія Волевач Ірина Тимошенко
            25 Чер 2021
            Онлайн-курс з Перевірок

              Навчіться проходити перевірки Податкової впевнено і без штрафів усього за 5 ...

              Ігор Січеславський
              Спікер Ігор Січеславський
              16 Сер 2021
              Онлайн-курс по 1С Бухгалтерія 2.0

                Навчіться використовувати 1С на 100%, працювати швидко та без помилок за 5 ...

                Світлана Шанайда
                Спікер Світлана Шанайда
                Онлайн-курс з Податку на Прибуток

                  Навчіться вести облік податку на прибуток без помилок, завдяки комплексному ...

                  Галина Морозовська
                  Спікер Галина Морозовська